Qu’est-ce que la dématérialisation des documents?


La dématérialisation est une opération qui consiste à transformer les documents papier (les factures, les bons de commande, les contrats, les appels d’offres ou encore les bulletins de paie) en fichiers numériques. La dématérialisation concerne également la création de documents sous format numérique dans l’objectif de les intégrer à un processus ou l’archivage de documents sous forme numérique. La dématérialisation peut notamment être intégrée à tous les processus de l’entreprise, que ce soit dans la gestion des ressources humaines, la comptabilité ou les finances et comme il existe divers outils et logiciels dédiés à la dématérialisation des factures, cela vient simplifier sa mise en œuvre.

Pourquoi dématérialiser les documents


La dématérialisation permet de traiter plus rapidement et plus efficacement les documents de l’entreprise. En effet, les contraintes de temps et d’argent lié au mode de traitement traditionnel n’ont plus lieu d’être, car comme les documents sont numérisés, les échanges se font en ligne, ce qui prend deux fois moins de temps. La dématérialisation des factures permet notamment de faciliter les relations de l’entreprise avec les collaborateurs, les fournisseurs et les clients, mais aussi avec les établissements bancaires et l’administration fiscale. La mise en œuvre de la dématérialisation encourage également le travail collaboratif et comme elle vient moderniser les échanges, cela aide à mettre en place de meilleures relations avec les clients.

Quels intérêts à dématérialiser les documents ?


Le recours à ce type de solution promet de nombreux avantages, à ne citer que les économies de papier, d’encre, mais aussi de transport. Comme les émissions de gaz à effet de serre et l’utilisation de papier sont réduites, cela contribue à la protection de l’environnement. Les processus de traitement des documents internes sont optimisés, car les délais de prise de décision sont réduits de 28 % et le personnel n’a plus à être affecté sur les tâches à faible valeur ajoutée. Leur productivité peut enregistrer une hausse de plus de 35% tandis que l’engagement client connait une hausse de 40 %.

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